USEN&U-NEXT GROUPの中のヒト。
さまざまなキャリアや働き方・仕事のやりがい、
多様な価値観や想い・ポリシーやこだわり、
社員やその家族を支える制度や
風土・カルチャーなど、
グループで活躍する人にまつわる
エピソードを発信しています。
USEN&U-NEXT GROUPのヒトを通じて、
USEN&U-NEXT GROUPのイマを、
ぜひご覧ください。
USEN-NEXT GROUPではワーク・ライフ・バランス向上の一環として、「かっこよく働こう。」をテーマに、全社員がそれぞれのスタイルにあった働き方でイキイキとエネルギッシュに働くための様々な制度を導入しています。
その中の取り組みの一つとして、2019年10月からグループの生産性向上および収益改善を実現するための施策「3Rプログラム」を実施しています。「3Rプログラム」とは、Cost Reduction(費用削減)・Work Reduction(業務削減)・Time Reduction(時間削減)による生産性向上を図り、収益改善を実現するためのUSEN-NEXT GROUP独自で行っているプログラムで、部門や社員個人からアイデアを募集し、効果的だと判断されたアイデアは表彰され、グループ全社に展開されます。
今回は、2021年度「3Rプログラム」で最優秀部門賞を受賞した株式会社USEN ICT Solutionsインサイドセールス部の社員2名から応募の背景や受賞に至った要因に関して伺いました。
PROFILE
仲村(Nakamura)
PROFILE
鈴木(Suzuki)
不便だと思うなら、便利になるために必要なものを作ればいい。
日常の業務効率化を自律的に意識するようになった。
――― まずは、3Rプログラムに応募した背景や、どんな思いで応募したのか教えてください。
仲村:今回の3Rプログラムの募集が、これまでの個人単位ではなく部門単位で行っていた点に注目しました。
私たちの部署の部長は、「不便だと思うだけで終わらず、それを便利にするために必要なものがあるのなら、自分たちで作ればいい」といった考えをもっている方なんです。
あるとき、私たちが日ごろから不便だと感じていたものに対して部長が、「Google Workspaceのツールを使えば効率化できるのでは?ちょっと挑戦してみて」と鈴木さんに依頼し、それを鈴木さんが試行錯誤して形にしてくださったんです。
それをそばで見ていた私が、グループ各社が使用しているGoogle Workspaceを利用した業務改善なのであれば、グループ全社にも知らせたい。そして常日頃から業務改善を意識的に取り組んでいる私たちの部署のマインドも広まってくれればいいなと思って応募をしたのがきっかけでした。
――― 具体的にどのようなアイデアを応募したのですか?
仲村:インサイドセールス部では、すでにお取引があるお客様や、新規のお客様に対して電話でアポイントを獲得する役割を担っています。そのアポイントに対して、実際に訪問をするのは直販営業の部隊です。そのため、アポイントの時間や内容を正確に共有する必要がありました。これまでは、アポイントの詳細をGoogleカレンダーに入力し、加えて顧客情報を管理しているサイトにも情報を入力していました。
同じ情報を2か所に入力する必要があるため、その媒体間で情報が異なることがあったり、片方のみしか入力されないことが原因で、直販営業の部隊とうまく連携がとれない問題が発生していました。複数箇所への情報入力は手間もかかりますし、誤入力や入力漏れのエラーが起こりやすいです。
それを「Google Apps Script」を用いて自動連携させることで解決することができました。具体的には、管理サイトでアポイントの詳細を入力すると担当者へメールが送られ、自動的にGoogleカレンダーにも反映されるというものです。
他にも、複数箇所に同じ情報を入力しなければならない業務について同様に連携させることで、作業時間を削減し、誤入力や漏れをなくすことに成功しました。
――― 鈴木さんは、改善のために試行錯誤を重ねられたと伺いました。苦労した点はありますか?
鈴木:私自身、いかに効率的に仕事するかを常に考えるようにしています。
今回のように一つの業務を改善できた後も、その解決策を他の業務に応用できるのではないかと考え、いろいろ調べながら「Google Apps Script」の利用範囲を広げました。
特別な経験や知識がなくてもできたので、あまり苦労はなかったです。こんな風に、「チャレンジしてみたら意外とできる」ということは多いはずです!「どうせできないだろうな……」と取り組む前から諦めてしまう考えは良くないですね。
誰もが意見を発信しやすい環境だからこそ
「まずは、やってみよう。」というチャレンジ精神が生まれた。
―――業務改善に対して組織全体で向き合うことができない部署もあると思います。上手くいく要因を教えてください。
鈴木:まずは部署のトップが業務改善の意識をもつことは重要だと思います。メンバーが「こういった業務効率化ができそうです」と提案しても、上長から「そんなのいいから仕事して」と言われてしまったら、具体的なアクションにはつながりません。
仲村:私たちの部署の場合、部長からのパスがうまいんです。指示をあえて抽象的にして出すんですよ。
部長自身が(課題の解決方法に対して)ある程度のイメージをもっていたとしても、メンバーに指示するときはそれを全て出さず、残りを自分たちで考えさせるようにしているんです。
そういったマネジメントをしてくださるので、メンバーが自然と業務効率化について考えるようになったのだと思います。この課題はどうやったら乗り越えられるかといった、自律的な思考になっていると感じます。
通常の業務から少し離れて業務効率化について調べているときも、上司から「今なにやってんの、仕事しなよ」と言われてしまうと、今までのやり方で進めるしかなくなってしまいますよね。
部長が業務改善に対する理解をもっているので、「もうちょっとこうしたら解決策が見えてくるかもね」というように背中を押してくれるのが心強かったです。
――― 3Rプログラムのように、社員の意見を吸いあげるような人事施策についてどう思いますか?
仲村:私は良いことだと思います。例えば、入社して数か月の新入社員が最優秀賞を取るかもしれないじゃないですか。固定観念がないのでアイデアも出しやすいと思います。
役職とか勤続年数にかかわらず「きちんと発言を聞いてもらえる体制」がある会社だっていうのはありがたいことだと思いますね。誰もが主人公になれるチャンスがあるっていうことですから。
今回の3Rプログラムもそうですが、USEN-NEXT GROUPは先進的だと感じています。
それが結果として「良かったか、悪かったか」は数年後になってみないとわかりませんが、「まずは、やってみよう。」というチャレンジ精神を、会社がもっていること自体が大きいと思いますね。
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